Дамите, телефонът и бизнесът

Не дръжте дълго слушалката, докато чакате да ви отговорят. Максимумът е 5-6 позвънявания. А отговаряйте след 2-3 позвънявания. Такава оперативност се смята за добър тон в общуването и пести време на човека, който ви търси. Но и не бива да се хвърляте върху телефона след първия звън. Първо, можете да създадете впечатление, че нямате какво да правите на работното си място, второ - човекът отсреща може да зацикли от толкова експедитивно отговаряне. Нормалната продължителност на делови разговор е 5 минути. Лирическите отстъпления с партньор или клиент не са уместни и отнемат излишно време.

Дългите паузи в деловите разговори не се препоръчват. Те нервират и губят времето на събеседника ви. Не го карайте дълго да чака. Ако ви е необходимо спешно да решите някакъв проблем, по-добре помолете да ви звъннат отново или обещайте сами да се обадите.
За деловия разговор трябва да се подготвите предварително. На всеки му се е случвало да се обажда два, че и три пъти на един и същи човек, за да уточни някакви детайли, пропуснати при първия разговор. За да се избегнат подобни ситуации, предварително си съставете списък с въпросите и проблемите, които ще обсъждате. Това ще предотврати и дългите дразнещи паузи. На събеседника ви няма да му се наложи да чака, докато вие търсите необходимия документ или се ровите в базата данни за някой телефон.

Старайте се да избягвате едносричните отговори. Ако бързате да затворите телефона, ще оставите у човека отсреща изключително негативно впечатление. Ако ви питат работите ли в петък, не отговаряйте с „да” или „не”. Дайте и някаква допълнителна информация, например можете да уточните часовете, в които работите.

Ако човекът, който се обажда, търси някого от вашите колеги, който отсъства, не съобщавайте само, че го няма. Задължително кажете кога може да бъде намерен и попитайте дали не трябва да предадете някакво съобщение на колегата си.